كل أخبـار عمــال المــالية في الجــزائرمنتدي تبادل الخبرات في كل المجـالات


    [b]كتاب حول التحرير الإداري[/b]

    شاطر

    دموع الشموع

    المساهمات : 12
    تاريخ التسجيل : 04/12/2011

    [b]كتاب حول التحرير الإداري[/b]

    مُساهمة  دموع الشموع في الثلاثاء يناير 10, 2012 12:37 pm

    التقارير والمراسلات الإداريةمدخل
    لا
    شك أن تنظيم الإمكانات الموضوعة تحت تصرف الإدارة على تنوعها من
    بشرية ومادية يعتبر عنصرا أساسيا من أجل الوصول إلى أهداف هذه الإدارة وتحقيق
    واجباتها بكفاءة عالية، لذا تندرج وظيفة التنظيم ضمن الوظائف الرئيسية لمسؤول
    المؤسسة التربوية باعتبار أن جودة العمل وسلامة القرار في أي مستوى يتوقف على مدى
    تنظيم مختلف المصالح وقنوات الاتصال التي تقام بينه وبين مساعديه من جهة، وبينه
    وبين السلطات السلمية من جهة ثانية ذلك أن المصالح المتماسكة التي يسودها الانسجام
    تسهل دور القائد المناجير الذي يمارس سلطاته من خلال اتصالاته اليومية مع مساعديه
    بغرض المتابعة والمراقبة والتوجيه خصوصا وأن هذا المناجير لا يستطيع أن يضطلع
    بجميع النشاطات ويكون حاضرا في كل المرافق في وقت واحد مهما كانت قدراته
    وتجاربه، وبكلمة موجزة فإن المدير بحاجة ماسة إلى إجراء الاتصالات والمشاورات
    وتبادل الآراء مع مساعديه وأعوانه، ومسؤوليه في هرم السلطة.
    وتتخذ هذه الاتصالات عدة أشكال وصور نذكر منها ما يلي:
    - الاستدعاءات.
    - الزيارات والمقابلات.
    - الاجتماعات وجلسات العمل.
    - المكالمات الهاتفية.
    • مناشير وزارية مختلفة.
    • كتاب حول التحرير الإداري.
    . • دليل الوثائق الإدارية المستعملة في المؤسسات التعليمية 1985
    المعهد الوطني لتكوين مستخدمي التربية وحدة التسيير الإدار ي
    43
    - التقارير والمراسلات.
    وهذا المحور هو الذي يكون محل الدراسة في فقرات هذا العرض
    التقارير .I
    1. مفهوم التقرير
    التقرير هو وثيقة مكتوبة تتضمن وصفا أو تحليلا لمجريات مرفق أو مصلحة أو
    عملية من العمليات أو حادثة أو واقعة وتتميز بمجموعة من المواصفات في الشكل
    والمضمون هي:
    - دقة الوصف والتحليل.
    - بساطة اللغة.
    - الإيجاز في التعبير.
    - وحدودية الموضوع.
    - المصدر والتاريخ والتوقيع.
    - دقة المعلومات
    2. أغراض التقارير
    تهدف التقارير إلى تحقيق أغراض تختلف بحسب المواضيع والمعلومات المراد
    تبليغها إلى المسؤول وهي:
    - بيان حالة مصلحة في فترة زمنية معينة.
    - تحليل وضعية من الوضعيات.
    - استقصاء معلومات وإحصاءات.
    - وصف حادثة أو واقعة.
    - التبليغ عن حالة طارئة.
    - تشخيص وطرح مشكلة.
    المعهد الوطني لتكوين مستخدمي التربية وحدة التسيير الإدار ي
    44
    3. الشروط الفنية للتقرير
    التقرير مهما كان نوعه وشكله فهو صورة تعكس كفاءة واهتمام صاحبه لذا ينبغي
    أن يحظى بالعناية اللازمة ويخضع للشروط الفنية التالية:
    - جمع المعلومات والإحصاءات اللازمة والتأكد من صحتها.
    - تقديم الوضعيات المقصود تبليغها وإبراز عناصرها الأساسية بمنتهى الدقة
    والوضوح.
    - تغطية كل مجريات الحادثة إذا تعلق الأمر بذلك وإبراز ظروفها وملابساتها
    والمتسببين فيها.
    - تحري الموضوعية وتفادي الحشو والاستطراد.
    - إفادة المسؤول في النهاية بخلاصة تتضمن الرأي الشخصي في الموضوع وتقديم
    الاقتراحات إذا اقتضى الأمر ذلك.
    4. أنواع التقارير
    إن دليل الوثائق الإدارية الصادر عن وزارة التربية الوطنية سنة 1985 حدد
    بوضوح أهم التقارير المستعملة والمتداولة في المؤسسات التربوية وهي:
    أ-تقرير الدخول
    ويتضمن خلاصة مقتضبة عن الظروف التي ت  م فيها الدخول المدرسي وإبراز أهم
    الصعوبات التي تعوق تمدرس التلاميذ في المجال التربوي والبيداغوجي والمادي.
    ب-تقرير الخروج
    ويصاغ حسب النموذج الرسمي الذي وضعته وزارة التربية الوطنية ويتناو ل
    مجموعة من المحاور منها نتائج مجالس الأقسام لنهاية السنة، تحضير الدخول المدرسي
    القادم – رزنامة مجالس الأقسام مجالس التعليم وخلاصة المقترحات المنبثقة عنها، تقويم
    البرامج الدراسية الخ.
    المعهد الوطني لتكوين مستخدمي التربية وحدة التسيير الإدار ي
    45
    ج-تقرير رئيس المؤسسة المتعلق بالميزانية
    ويتضمن هذا التقرير تحليلا وافيا لمشروع الميزانية من حيث المداخيل والنفقات
    مع إبراز العناصر الأساسية التي تقتضي التبرير والتوضيح.
    د-تقرير رئيس المؤسسة المتعلق بالحساب المالي
    يتناول رئيس المؤسسة في هذا التقرير شروحا حول المداخيل والنفقات والفوائض
    المالية وكذا الصعوبات التي اعترضته في تنفيذ ميزانية السنة المنصرمة، وكل ما من
    شانه أن يفيد الوصاية في مجال استعمال الاعتمادات المالية.
    ه-التقرير العام حول سير المؤسسة
    يتناول هذا التقرير بوجه الخصوص استعمال الموارد البشرية والهياكل العادية
    والمتخصصة وكذا تنظيم الدراسة ومدى احترام المواقيت الرسمية ويتضمن مجموعة من
    الوثائق الرسمية هي:
    - كشف مفصل للتلاميذ الحاضرين.
    - كشف مفصل للموظفين الإداريين.
    - جداول خدمات المعلمين حسب المواد.
    - كشف اللغات الحية.
    - جدول تطبيق المواقيت الرسمية.
    - جدول مواقيت الأقسام.
    - جدول مواقيت الأساتذة.
    - جدول استعمال الحجرات العادية.
    - جدول استعمال الحجرات المتخصصة.
    - جدول خدمات معلمي المدارس الابتدائية التابعة للمأمن.
    - غلاف مطبوع من الورق المقوى توضح بداخله الوثائق المذكورة.
    المعهد الوطني لتكوين مستخدمي التربية وحدة التسيير الإدار ي
    46
    و-تقرير الحوادث المتعلقة بالموظفين
    يتضمن الظروف التي وقعت فيها الحادثة من حيث المكان والزمان والأطراف
    المسؤولة عن الحادث والإجراءات المتخذة للتكفل بالمصاب.
    ز-تقرير الحادثة المدرسية
    يتعلق هذا التقرير بالحوادث التي تقع تحت مسؤولية المؤسسة ويتضمن عدة
    عناصر تتعلق بوضع تصميم للحادثة والمتسببين فيها والشهود الحاضرين والإجراءات
    المتخذة للتكفل بالمصاب.
    ينجز هذا التقرير على مطبوع رسمي خاص وتوجه نسخ منه إلى مديرية التربية
    وتعاضدية الحوادث المدرسية.
    ح-التقرير اليومي لمستشار التربية
    يعد هذا التقرير همزة وصل بين مستشار التربية ونائب المدير للدراسات ورئي س
    المؤسسة ويتضمن مجموعة من المعلومات المتعلقة بإحصاء التلاميذ، وغياباتهم، وحالة
    الهياكل، ومواظبة الأساتذة والمساعدين وملاحظات أخرى حول مجريات النشاط خلال
    اليوم.
    ط-التقرير اليومي للمصالح الاقتصادية
    يتكفل المسير المالي بإعداد هذا التقرير الذي يتناول فيه مجموعة من العناصر
    المتعلقة بإحصاء التلاميذ والموظفين المستفيدين من الوجبات الغذائية في فطور الصباح
    والغداء والعشاء، ومواظبة المستخدمين وحالة المحلات، والأشغال المنجزة وغيرها من
    الملاحظات الأخرى المتعلقة بالسير المادي للمؤسسة.
    ي-التقرير اليومي للممرض أو الممرضة
    يستعرض الممرض في هذا التقرير الحالات المرضية المسجلة خلال اليوم
    والإجراءات المتخذة للتكفل بالمرضى من حيث العلاج وتقديم الإسعافات الأولية وغيرها
    من الملاحظات الأخرى المتعلقة بالصحة المدرسية.
    المعهد الوطني لتكوين مستخدمي التربية وحدة التسيير الإدار ي
    47
    وهناك تقارير أخرى غير واردة في الدليل الرسمي ولكنها تكتسي أهمية تربوية خاصة
    نوردها فيما يلي:
    ك-تقرير المكتبة
    يتكفل بتحضيره المكلف بسير المكتبة ويتناول عدة عناصر تتعلق بعدد المستفيدين ،
    ونسبة المقروئية، ووضعية المكتبة وحالات الإتلاف وغيرها من الملاحظات والاقتراحات
    الأخرى التي ترمي إلى تحسين سير المكتبة.
    ل-تقرير المخبري
    يتناول المخبري في هذا التقرير وضعية المخابر والوسائل التعليمية وحالات
    الإتلاف وتقديم المقترحات والملاحظات والاقتراحات الأخرى التي ترمي إلى تحسين
    شروط العمل.
    5. استغلال هذه التقارير
    ليست العبرة في تحضير هذه التقارير وتقديمها إلى المسؤول السلمي، ولكن العبرة
    في استغلال محتوياتها بما يخدم الفعل التربوي ويساهم في رفع مستوى الأداء لدى
    المصالح، ويتخذ هذا الاستغلال أشكالا عدة نذكر منها على سبيل المثال لا الحصر ما
    يلي:
    - قراءة هذه التقارير قراءة متأنية واعية للوقوف على مواطن الضعف.
    - إعداد مذكرة داخلية لعلاج جانب معين من الجوانب التي تحتويها هذه التقارير.
    - استدعاء المعنيين بغرض توجيههم ومساعدتهم على تجاوز أخطائهم وتحسين أساليب
    عملهم.
    - زيارات ميدانية للوقوف على المشاكل المطروحة في عين المكان واتخاذ الإجراءات
    الضرورية مع المعنيين لعلاج الوضع.
    - الر  د على بعض الملاحظات والاقتراحات على نفس التقرير الذي تحول النسخة الثانية
    منه إلى المعني.
    المعهد الوطني لتكوين مستخدمي التربية وحدة التسيير الإدار ي
    48
    - إحصاء السلبيات والنقائص المطروحة في هذه التقارير للخروج بجدول أعمال ثم عقد
    جلسة عمل مع المعنيين لتشخيص الوضع والاتفاق على الصيغة المثلى لتحسين مستوى
    الأداء.
    المراسلات الإدارية .II
    1. الإنشاء الإداري
    كل إنشاء إداري يقتضي قبل كل شيء معرفة كافية للغة التي يقع بها التحرير ،
    وإ ّ لا فقد يكون هذا الإنشاء غير صحيح لغة وفكرة وأسلوبا، ومن جهة أخرى فإن الإنشاء
    الإداري يتطلب بصفة عامة نفس الشروط التي يستوجبها الإنشاء من النوع العام وهي:
    - الوضوح في التعبير عن الأفكار.
    - تنسيق منطقي للمعاني.
    - أسلوب صحيح ودقيق.
    2. تعريف المراسلة الإدارية أو الرسالة الإدارية
    الرسالة الإدارية هي الرسالة المتبادلة بين مصلحة عمومية وأشخاص عاديين أو
    بين مصلحتين عموميتين.
    3. أهمية المراسلات الإدارية
    بالرغم من تطور وسائل الاتصال العصرية من هاتف وبرق وغيرهما فإ ن
    المراسلة المكتوبة تبقى أداة جارية وأكثر استعمالا في العلاقات الإدارية، هذا وقد تكتسي
    المراسلات الإدارية أشكالا مختلفة من بينها الرسالة التي هي موضوع هذا العرض.
    4. شروط الرسالة الإدارية
    يمكن تقسيم هذه الشروط إلى نوعين، شروط تتعلق بالمضمون والمادة، وشرو ط
    أخرى تتعلق بالشكل.
    المعهد الوطني لتكوين مستخدمي التربية وحدة التسيير الإدار ي
    49
    أ-الشروط المتعلقة بالمادة والمضمون
    وهي:
    الأسلوب: لا يعتبر الأسلوب الإداري أسلوبا خاصًا، فاللغة التي تستعملها الإدارة ليست

      الوقت/التاريخ الآن هو الإثنين نوفمبر 20, 2017 6:47 am